Entenda os principais pontos de diferença entre o documento físico e o digital e de que forma utilizá-los adequadamente na sua empresa.
A rotina de uma empresa é composta por diversas atividades que precisam ser realizadas de forma minuciosa para que tudo esteja em ordem.
Ou seja, é preciso se atentar aos processos, satisfação dos clientes, concorrência, tendências do mercado e novas tecnologias que vão surgindo e modernizando a forma de gerir um negócio.
Neste cenário, os documentos digitais se fazem presentes como um recurso de extrema importância, portanto, é essencial entender como funcionam no que se diferenciam dos documentos físicos e de que forma impactam a sua rotina.
DOCUMENTO FÍSICO X DOCUMENTO DIGITAL: QUAIS AS PRINCIPAIS DIFERENÇAS?
Com o avanço tecnológico, cada vez mais processos têm sido automatizados e diversos documentos têm sido digitalizados, como forma de economizar tempo, recursos e diminuir as agressões ao meio ambiente.
Dessa forma, é de conhecimento comum a diferença nítida entre um documento que é físico e o que é digital, entretanto, você já pensou em quais são as principais diferenças geradas no dia a dia da sua empresa?
Para evidenciar isso, vamos falar sobre cada possibilidade de forma individual.
DOCUMENTO FÍSICO
Quando falamos do documento físico, trata-se de algo mais tradicional e presente principalmente em empresas com mais anos de mercado.
Afinal, por muito tempo, notas fiscais, relatórios e tantos outros aspectos eram apenas físicos.
Entretanto, este tipo de documento gera:
- Impacto ambiental negativo;
- Acúmulo de papéis;
- Dificuldade de armazenamento;
- Custos com impressora, papel, tintas e afins;
- Risco maior de perda de documentos; entre outros pontos.
Sendo assim, por mais que ainda seja utilizado em algumas situações, a migração para o documento digital tende a ganhar cada vez mais força facilitando nos processos da empresa.
DOCUMENTO DIGITAL
Já o documento digital proporciona muito mais facilidade e já é muito mais utilizado do que o documento físico em novas empresas, Startups e afins.
Isso porque proporciona diversas facilidades, vantagens e soluciona os problemas que evidenciamos anteriormente sobre os documentos físicos.
Por meio do documento digital, é possível:
- Diminuir o impacto ambiental;
- Armazenar na nuvem;
- Enviar documentos de forma mais ágil e rápida;
- Diminuir custos;
- Menor risco de perda de documentos; entre outros.
Devido a tudo isso, até mesmo órgãos como a Receita Federal têm investido cada vez mais nos recursos digitais para entrega de obrigações.
ENTENDA O IMPACTO NO SEU DIA A DIA
Agora que já demos um panorama geral sobre documento físico x documento digital, vamos evidenciar o impacto no seu dia a dia.
Com os pontos que mencionamos, é possível perceber que o documento digital proporciona muito mais facilidade, porém, é preciso ter as ferramentas necessárias para utilizar este recurso.
Isso inclui sistemas, bons computadores, nuvem para armazenamento, certificado digital, entre outros.
CONTE COM QUEM PODE TE AUXILIAR!
Para fazer uso de recursos que podem solucionar problemas e facilitar a sua rotina, é crucial ter o suporte de quem pode te auxiliar.
Afinal, ainda que os documentos digitais estejam ganhando cada vez mais espaço em relação aos físicos e representem uma grande facilidade, ainda é preciso ter muita atenção com cada detalhe, especialmente no que diz respeito ao cumprimento de obrigações fiscais.
O acompanhamento contábil faz parte do dia a dia de toda empresa, independentemente do seu porte ou do segmento. No entanto, esse setor se modernizou (muito) e, hoje, atua de uma forma totalmente diferente.
A contabilidade digital, por exemplo, consiste na otimização dos serviços contábeis, por meio da utilização da internet e de sistemas próprios para esse setor.
Graças ao conceito de contabilidade digital, os processos passaram a ser bem mais eficientes, tanto para as empresas quanto para os contadores que as acompanham.
Entre as principais vantagens desse formato estão o aumento da produtividade, graças à automatização de diversas tarefas, a redução de custos e a diminuição de erros.
Mas os benefícios da contabilidade digital não se resumem a esses. Confira, agora, os demais, como funciona e como escolher o escritório contábil perfeito para a sua empresa!
O que é contabilidade digital?
Contabilidade digital pode ser definida como o uso da tecnologia a favor dos serviços contábeis, de modo que contribua para a sua otimização e automação.
A contabilidade digital tem como base a utilização da internet e de softwares online que contribuem para que os processos contábeis se tornem mais rápidos, dinâmicos e seguros.
Dentro desse conceito, o uso de inteligência artificial e a análise de dados fornecem aos contadores mais precisão na hora de executarem os seus serviços, diminuindo (ou mesmo eliminando totalmente) as chances de erros, bem como a agilidade de tempo, baixo custo e desperdício de papeis (sustentabilidade).
Mas não se preocupe, pois você pode contar conosco para te auxiliar com tudo isto! Basta entrar em contato conosco e falar com um de nossos consultores se você tem dúvida de como funciona uma contabilidade online!!
