A folha de pagamentos é um dos principais documentos processados pelo departamento pessoal. Nela, estão descritos os valores a receber de cada um dos colaboradores, além de informações como horas trabalhadas, descontos e acréscimos.
Por impactar diretamente o setor financeiro, o fechamento da folha deve ser feito com cautela e precisão, considerando todos os valores envolvidos para que a empresa ou o colaborador não sejam prejudicados financeiramente.
Desse modo, existem alguns fatores que precisam ser considerados durante o fechamento. Veja a seguir!
O que analisar no fechamento da folha de pagamento?
É importante lembrar que, mesmo que a folha de pagamentos seja processada por um sistema que automatiza os cálculos, os profissionais de RH devem conhecer os pontos a serem abordados.
Afinal, caso sejam questionados pelos colaboradores, eles devem saber explicar com propriedade o significado de cada um dos valores e descontos descritos.
Por isso, confira as principais informações relativas ao fechamento da folha e que devem ser processadas antes do envio ao setor financeiro.
Horas realizadas
O primeiro ponto está relacionado ao cálculo das horas trabalhadas pelo colaborador. Para obter esta informação, o departamento pessoal poderá utilizar a folha de ponto, documento que descreve os horários de entrada, saída e saldo final da jornada do período.
Em algumas empresas, o sistema de controle de ponto já está integrado ao programa de folha, agilizando o processamento das informações.
Porém, como descreve o art. 74 da CLT, empresas com menos de 20 colaboradores registrados estão desobrigadas de realizar o controle de jornada. Neste caso, o mais comum é que seja utilizado o valor padrão de horas na jornada de trabalho.
Ainda neste ponto, é preciso manter a atenção aos cargos que estão dispensados do controle de jornada, como trabalhadores externos, profissionais em cargos de gerência e colaboradores em home office.
Horas extras e banco de horas
Analisando o saldo de horas, o próximo ponto é verificar a realização de horas extras. Afinal, elas são calculadas com um acréscimo no valor da hora normal.
Além disso, caso a empresa adote o sistema de banco de horas, o valor das horas extras não será pago, mas o colaborador deve estar ciente do saldo no banco que deve ser compensado em até 6 meses.
Adicional noturno
O adicional noturno é um direito dos colaboradores que trabalham entre as 22h de um dia e 5h do dia seguinte, que corresponde ao acréscimo de 20% no valor da hora diurna.
Assim, na jornada, o responsável pelo fechamento da folha também deve manter a atenção à possível incidência deste valor.
Bonificações e gratificações
Além destes pontos, também devem ser incluídos no cálculo de fechamento da folha os valores relativos a possíveis bonificações e gratificações. Estes são valores relacionados a práticas de reconhecimento e valorização dos colaboradores.
Algumas empresas optam por não registrarem estes valores na folha, com o discurso de evitar descontos de valores para os colaboradores. No entanto, a legislação exige que estes sejam lançados na folha como forma de garantir a segurança e conformidade das práticas da empresa.
Por não serem valores recorrentes e sim eventuais, eles devem ser comunicados com antecedência ao departamento pessoal para que possam ser listados nos valores da folha de pagamento.
Cálculos e descontos
Por fim — e uma das áreas que mais geram dúvidas entre os colaboradores do departamento pessoal —, estão os cálculos dos descontos trabalhistas.
Dentre os mais comuns, estão:
- FGTS;
- INSS;
- Vale-transporte;
- IRRF;
- Vale-alimentação.
O formato dos descontos varia de acordo com fatores como o salário do colaborador, cargo e contrato de trabalho. Por isso, o mais comum é que eles sejam realizados automaticamente pelos sistemas de folha.
Isso significa que, apesar dos profissionais não precisarem realizar manualmente cada um dos cálculos, o ideal é que eles sejam verificados se estão corretos. Afinal, uma informação lançada de forma incorreta ou mesmo uma parametrização mal realizada pode impactar seriamente no valor da folha.
É melhor fazer o fechamento da folha com um sistema ou manualmente?
Apesar de pouco comum, ainda existem empresas que realizam todos os processos de fechamento de folha de forma manual, utilizando planilhas ou mesmo anotações em livros físicos.
No entanto, esta é uma prática sujeita a diversos erros, incoerências, retrabalhos e atrasos. Afinal, é possível que sejam desconsiderados direitos e descontos fundamentais, e a empresa seja penalizada com multas ou ações trabalhistas.
Por isso, o melhor formato é a utilização de sistemas que agilizem os cálculos, permitam integrações entre programas de controle de jornada e automatiza todo o processo, cabendo ao profissional apenas a checagem das informações.
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